Réussir son congrès à l’international, à tous les niveaux, en trois temps

La réussite d’un congrès se mesure de plusieurs façons. Le nombre de billets vendus et la satisfaction des participants sont souvent des indicateurs clés qui permettent de mesurer le succès de l’événement. Lorsque l’on décide de faire un congrès à l’international, plusieurs éléments demeurent, mais la préparation est différente et un peu plus complexe. Voici des étapes essentielles au succès de l’événement en trois temps, soit avant, pendant et après le congrès.

AVANT VOTRE ÉVÉNEMENT

1 - Mettre sur pied un comité organisateur

Tout d’abord, il est très important de choisir un comité organisateur efficace qui sera responsable de la conception du congrès. Ce comité définira les responsabilités de chacun selon ses forces. Si le congrès se tient à l’extérieur de votre pays, il est primordial de prendre le temps de rencontrer des personnes-ressources qui sont présentes sur le territoire en question. Cette personne pourra grandement vous assister côté logistique, surtout en ce qui a trait à la recherche du lieu le plus favorable pour tenir l’événement, en fonction du nombre de participants et de l’accès à la salle.

2 - Aligner le contenu avec le public cible

Ensuite, il faudra harmoniser le contenu désiré avec le public cible. Ce sera la base de l’organisation du congrès. À partir de cela, on pourra entamer la recherche de conférenciers en lien avec ce contenu. Il est toujours utile de se servir de ses contacts pour attirer des noms. Notez qu’un grand nom sera la meilleure publicité que vous pourrez obtenir pour votre congrès, donc il vaut parfois la peine d’investir à ce niveau.

3 - Valoriser le réseautage avec des outils technologiques

Le réseautage sera primordial, pour espérer le plus grand nombre de participants possible. Il est important que votre réseau au grand complet soit informé qu’un congrès se prépare, et ce, plusieurs mois à l’avance. Grâce à une application créée spécialement pour ce congrès, il sera beaucoup plus facile de gérer les participants et leur communiquer les informations en lien avec l’événement. En plus, cette application viendra diminuer vos coûts et augmentera vos ventes de billets en faisant office d’outil publicitaire. Elle viendra également stimuler l’engagement des participants et ainsi les inciter à se procurer un billet.

4 - Bien choisir ses commanditaires

Pour mener à bien l’événement, des commanditaires seront nécessaires. Encore une fois, vous pouvez vous servir de vos contacts. Si cette option ne s’avère pas efficace, vous devrez prendre du temps pour faire une recherche à cet égard. Plus vous attirez de gros noms, plus les entreprises seront enclines à vouloir appuyer votre événement.

5 - Lancer des invitations percutantes

Maintenant vient le temps d’envoyer les invitations aux futurs participants. Le contenu de celles-ci sera très important, et devra capter l’attention de l’interlocuteur. En envoyant le lien vers le téléchargement de notre application dédiée à l’événement on démontre un certain sérieux. À cette séquence de courriels engageante, on peut joindre du contenu vidéo et miser sur l’expérience d’apprentissage collaboratif.

PENDANT VOTRE ÉVÉNEMENT

1 - Créer du contenu engageant en lien avec votre événement

Les préparatifs terminés, c’est maintenant le jour du congrès! Prenez beaucoup de photos et capsules vidéo/audio des kiosques, des présentations, des conférenciers, des lieux, etc. Ceci fera une très bonne publicité pour le congrès de l’année suivante, et vous pourrez les transmettre aux participants.

2 - Améliorer l’expérience des participants avec une application mobile

Il faut également que votre équipe s’assure que les participants aient une bonne impression du congrès dans son ensemble. Ceci commence avec un accueil de qualité, mais se poursuit avec les rafraîchissements et avec les petites attentions de la part des commanditaires que les participants rapporteront à la maison.Il peut être intéressant d’opter pour un service de concierge dans l’application, qui fournit des réponses automatiques à des questions préétablies qui peuvent être liées à l’accès au site (métro, stationnement, taxi, etc.) ou à l’emplacement de différentes salles sur les lieux (toilettes, salles de conférence, cafés, etc.). Ce concierge peut également aider quant aux questions plus techniques liées à la billetterie ou à l’efficacité des déplacements des participants provenant de l’extérieur du pays, en les mettant en relation avec une personne-ressource.Durant l’événement, il faudra démontrer, à l’aide d’affiches, les bénéfices obtenus lors du téléchargement de l’application. Plus il y a de participants qui la téléchargent, plus les interactions sur la plateforme seront intéressantes.

3 - Opter pour un événement «vert»

Avec la crise climatique actuelle, il sera aussi important d’opter pour un événement «vert». D’abord, l’application aidera à réduire l’utilisation de papier, mais il faudra aussi que les récipients et ustensiles nécessaires pour servir les rafraîchissements soient compostables, recyclables ou encore mieux, réutilisables. Il faut donc prévoir un bon système de gestion des déchets.

APRÈS VOTRE CONGRÈS

1 - Récolter l’avis des participants et envoyer la documentation en lien avec l’événement

Les conférences sont maintenant toutes terminées et vous libérez les lieux de l’événement. Dans les 24h qui suivent, il est important d’obtenir les commentaires et réactions des participants quant à leur expérience, pour deux raisons : d’abord, ceci aidera à préparer un prochain congrès qui sera amélioré; deuxièmement, ceci prouvera aux participants votre réel souci envers leur satisfaction. Ce retour d’information sera possible grâce à l’application, qui pourra envoyer automatiquement un questionnaire de satisfaction aux participants dans les 24h après l’événement.Avec le questionnaire, il sera important d’envoyer les remerciements aux participants et aux commanditaires, les photos et un lien avec des capsules vidéo/audio des conférences que certaines personnes auraient pu manquer faute de temps et qu’ils pourront écouter sur la route vers la maison. Si le temps le permet, il peut être intéressant de joindre des documents-résumé des différences séances.

2 - Profiter du momentum pour stimuler les participants à continuer la discussion

Finalement, sur l’application, il sera à votre avantage d’encourager les échanges entre les participants, d’encourager un brainstorming collectif à la suite du congrès, et ce, à propos des différentes conférences. Avec le réseautage qu’ils auront mis en place et les nouvelles rencontres, ils pourront également communiquer en privé pour continuer à échanger selon leurs intérêts bilatéraux. Grâce à l’application de Fanslab qui assurera le bon déroulement de votre événement, tous seront portés à bien vouloir revenir l’année suivante! Sources:-L'Associé (2018). «5 conseil pour organiser votre congrès avec succès!», page consultée le 15 mai 2019, from https://lassocie.ca/2018/07/12/5-conseils-pour-organiser-votre-congres-avec-succes/